home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr09 / hac11.zip / HELP.TXT < prev    next >
Text File  |  1993-06-23  |  10KB  |  274 lines
  1. 17
  2. HELP TEXT FOR HAC VERSION 1.1
  3. #1:Create new records
  4.  
  5. HAC was unable to locate any existing accounts records.  If 
  6. records should be present, check your configuration by 
  7. referring to the manual.
  8.  
  9. To set up a completely new accounts system, answer "Y" at 
  10. the prompt and HAC will create new files.
  11. #2:Main menu
  12. Select the account you require by hitting the key 
  13. corresponding to the account reference, A through Z.  You 
  14. can view a summary of all accounts by pressing F3.
  15.  
  16. To set up a new account or remove an existing account, go 
  17. to the account maintenance menu by pressing F4.  If you 
  18. have just created a new accounts system you will have to 
  19. set up at least one account before you can enter any data.
  20. #3:Account summary
  21. This brief summary shows the sub-total of accounts grouped 
  22. under three categories, checking, savings, and credit/loan, 
  23. along with a total of all accounts.  The category to which 
  24. an account belongs was determined when you set up the 
  25. account from the account maintenance menu.
  26.  
  27. Pressing F9 will print a more detailed summary showing the 
  28. balance of each individual account as well as sub-totals 
  29. for each category.
  30. #4:Account maintenance menu
  31. This menu allows you to add a new account, delete an 
  32. existing account, or amend the details of an account.  When 
  33. selecting an account which is not currently in use, HAC 
  34. will ask you to confirm that you wish to create a new 
  35. account before allowing you to set up the details.
  36.  
  37. Press the appropriate key, A through Z, for the account to 
  38. change or hit Esc to return to the main menu.
  39. #5:Account maintenance
  40.  
  41. You are now viewing the details for the account you 
  42. selected from the account maintenance menu.
  43.  
  44. Use the up/down or Tab keys to move between fields to make 
  45. changes.  Press F10 to accept your entries or Esc to 
  46. abandon any changes and return to the account maintenance 
  47. menu.
  48.  
  49. The fields are used as follows:
  50.  
  51. Account type    Press the spacebar to switch between the 
  52.                 three account types (Checking, Savings, or 
  53.                 Credit/Loan).  Unless you are setting up a
  54.                 new account, a fourth DELETE option will 
  55.                 also be available.  An account can only be 
  56.                 deleted if all transactions are reconciled 
  57.                 and the balance is zero.
  58.  
  59. Name            The name entered here will appear on 
  60.                 the account menus and at the top of account 
  61.                 print-outs.
  62.  
  63. Debit/Credit    Any text entered here will automatically
  64. default         be used as the default for miscellaneous
  65.                 debit/credit transactions on the account.
  66.  
  67.  
  68. Next check no.  Indicates the number of the next check to 
  69.                 be used on this account.  This number is 
  70.                 automatically incremented each time a check 
  71.                 is entered.  This field has no significance 
  72.                 with savings or credit/loan accounts.
  73.  
  74. Consult the user guide for more information.
  75. #6:View/Enter transactions
  76. The name of the account you are currently working on is 
  77. shown on the top line of the display.  Sub-totals of 
  78. reconciled and unreconciled transactions are shown, along 
  79. with the current balance of the account.  Use the up/down 
  80. arrow keys, PgUp, PgDn, Home, and End to view or select 
  81. transactions.
  82.  
  83. Move to another account with Ctrl-PgUp/Dn, Ctrl-Home/End, 
  84. or by returning to the main menu by pressing Esc.
  85. F2      Purge.  All transactions up to and including the 
  86.         currently marked transaction will be deleted from 
  87.         the account record and the brought-forward balance 
  88.         amended accordingly.  All transactions to be purged 
  89.         must be reconciled.
  90.  
  91. F3      Automatic transactions.  Select to amend the list 
  92.         of automatic transactions for this account.
  93.  
  94.  
  95. F4      Transfer.  Used to enter a debit to this account 
  96.         and simultaneously credit another account.
  97.  
  98. F5      Check/Withdrawal/Purchase.  Enters a debit to the 
  99.         account.
  100.  
  101. F6      Deposit/Payment.  Enters a credit to the account.
  102.  
  103. F7      Miscellaneous debit.  Used for account debits not 
  104.         covered by F5 (e.g. credit card interest).
  105.  
  106. F8      Miscellaneous credit.  Used for account credits not 
  107.         covered by F6 (e.g. savings account interest).
  108.  
  109. F9      Print.  All transactions from the currently marked 
  110.         entry onward will be printed, along with a running 
  111.         balance.
  112. #7:Auto transactions
  113.  
  114. Use PgUp/PgDn to view automatic entries currently in effect 
  115. for this account.  Any entry can be amended, or a new entry 
  116. can be made by using PgUp/PgDn until "New" appears above 
  117. the entry fields.  Use F10 to accept your changes or Esc to 
  118. abandon them.  To delete an automatic entry, move on to it 
  119. and press F4.  HAC will request confirmation before 
  120. deleting it.
  121.  
  122. The fields are used as follows:
  123.  
  124. Date            The date of the next entry required.  This
  125.                 field is automatically adjusted after each 
  126.                 entry.
  127.  
  128. Detail          This text appears as the transaction 
  129.                 description after auto entry.
  130.  
  131.  
  132. Amount          The amount to be automatically entered each 
  133.                 time.  Use the spacebar to toggle the 
  134.                 debit/credit field as required.  Entering 
  135.                 an amount of zero will cause HAC to request 
  136.                 the amount to be entered each time the 
  137.                 automatic transaction is due.
  138.  
  139.  
  140.  
  141. No. of entries  The number of times this transaction should 
  142.                 be entered before this auto entry is 
  143.                 deleted.  This field is automatically 
  144.                 decremented after each entry.  Set to zero 
  145.                 for indefinite entry until specifically 
  146.                 deleted by the user.
  147.  
  148.  
  149. Interval        The number of days or months between 
  150.                 entries (use the spacebar to toggle the 
  151.                 Days/Months field).  When using monthly 
  152.                 intervals, dates of the 28th or later are 
  153.                 always adjusted to the last day of the 
  154.                 month.
  155.  
  156. See the manual for additional information about automatic 
  157. transaction entry.
  158. #8:Transfer
  159. Use this option to transfer funds out of this account to 
  160. another account.  Enter the amount to be transferred and 
  161. the reference letter of the account to be credited.  Press 
  162. F10 to accept the transaction or Esc to abandon it.
  163.  
  164. Entries appear as "Transfer to a/c X" and
  165. "Transfer from a/c Y", where X and Y represent the account 
  166. codes in question.
  167. #9:Check
  168. Use this option to enter a check transaction.  Edit the 
  169. fields and press F10 to accept the entry or Esc to abandon 
  170. it.
  171.  
  172. HAC automatically keeps track of the next check number and 
  173. presents it in the "Check number" field.  If the number is 
  174. not correct it can be edited at this point.   The check 
  175. number is listed along with the "Detail" text on the 
  176. transaction entry.
  177. If you are using a check to transfer funds to another 
  178. account, entering a valid code in the "Credit A/C" field 
  179. will cause HAC to simultaneously enter the corresponding 
  180. credit transaction to that account.
  181.  
  182. The credit entry made will appear as "Transfer: X-999999", 
  183. where X is the code of the account the check was drawn on 
  184. and 999999 represents the check number.
  185. #10:Withdrawal
  186.  
  187. Use this option to enter a withdrawal from a savings 
  188. account.  The text as "Detail" will appear as the 
  189. description on the transaction listing.
  190.  
  191. Edit the fields then press F10 to accept your entry or Esc 
  192. to abandon it.
  193. #11:Purchase
  194.  
  195. Use this option to enter a purchase on your credit account.  
  196. The text as "Detail" will appear as the description on the 
  197. transaction listing.
  198.  
  199. Edit the fields then press F10 to accept your entry or Esc 
  200. to abandon it.
  201. #12:Deposit
  202.  
  203. Use this option to enter a deposit on your account. The 
  204. text as "Detail" will appear as the description on the 
  205. transaction listing.
  206.  
  207. Edit the fields then press F10 to accept your entry or Esc 
  208. to abandon it.
  209. #13:Payment
  210.  
  211. Use this option to enter a payment to your credit or loan 
  212. account.  Edit the fields as required, then press F10 to 
  213. accept the transaction or Esc to abandon it.
  214.  
  215. If paying a credit account by check, you can have HAC 
  216. automatically enter the corresponding debit entry to your 
  217. checking account by entering its code in the "Checking A/C" 
  218. field.
  219. The next check number in sequence will be displayed so that 
  220. you can edit it if necessary.  Note that when using this 
  221. facility the "Detail" field is automatically set to 
  222. "Payment: X-999999", where X is the checking account code 
  223. and 999999 represents the check number.
  224.  
  225. The transaction in your checking account file will appear 
  226. as "999999 Account X".
  227. #14:Miscellaneous debit
  228.  
  229. Use this option to enter any debits not directly covered by 
  230. other account options (e.g. bank charges).  Edit the fields 
  231. then press F10 to accept your entry or Esc to abandon it. 
  232.  
  233. If you regularly enter the same text in the "Detail" field 
  234. you can set it up as a default from the account maintenance 
  235. menu (F4 from the main menu).
  236. #15:Miscellaneous credit
  237.  
  238. Use this option to enter any credits not directly covered 
  239. by other account options (e.g. interest on savings).  Edit 
  240. the fields then press F10 to accept your entry or Esc to 
  241. abandon it. 
  242.  
  243. If you regularly enter the same text in the "Detail" field 
  244. you can set it up as a default from the account maintenance 
  245. menu (F4 from the main menu).
  246. #16:Auto transaction entry
  247. HAC is processing automatic transactions and the entry 
  248. shown is now due.  Enter the amount required for this 
  249. transaction so that HAC can enter it on the appropriate 
  250. account.
  251.  
  252. If the amount is not yet available, press Esc to postpone 
  253. entry.  You will be reminded to enter this transaction the 
  254. next time you start up HAC.
  255.  
  256. Press F3 to skip this entry.  No entry will be made for
  257. this particular date, but HAC will adjust the automatic
  258. transaction record and remind you the next time the entry
  259. is due.
  260.  
  261. To delete the transaction to prevent any further entries,
  262. press F4.  After requesting confirmation, HAC will delete
  263. the automatic transaction from the account files.
  264. #17:Errors
  265.  
  266.  
  267. An error has occurred during input or output; HAC cannot 
  268. continue.
  269.  
  270. Consult the user guide or your operating system manual to 
  271. determine the cause of the error.
  272. #
  273.  
  274.